1. Definisi
Controlling atau pengawasan dan pengendalian
(wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan
kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi
jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi
manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan
menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan
sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan
yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang
tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang
lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis
E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan
sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are
consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana
disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang
di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan
manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan
dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu
kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan
sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila
terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan
yang diperlukan untuk mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani
Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:
a. penetapan
standar pelaksanaan;
b. penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan;
c. pengukuran
pelaksanaan kegiatan nyata;
d. pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan; dan
e. pengambilan
tindakan koreksi, bila diperlukan.
2. Prinsip
Pengawasan
1. Pengawasan
yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah
diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan
oleh staf.
2. Fungsi
pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting
dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar
unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus
dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada
mereka yang dianggap mampu bekerja.
3. Manfaat
Pengawasan
Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat,
organisasi akan memperoleh manfaat berupa:
1. Dapat
mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan
standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan
yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan
program.
2. Dapat
mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan
tugas-tugasnya.
3. Dapat
mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah
dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat
mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Dapat
mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan
pelatihan lanjutan.
4. Proses
pengawasan
Terdapat tiga langkah penting dalam proses
pengawasana manajerial yaitu:
Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh
staf atau organisasi
Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan
tolok ukur.
Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan
menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.
5. Obyek
Pengawasan
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan
manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran
pengawasan.
Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas
barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.
Keuangan
Pelaksanaan program dilapangan
Obyek yang bersifat strategis
Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang
terkait.
6. Jenis-jenis
Pengawasan
Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi
pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.
Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan
oleh masyarakat.
Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini
biasanya dilakukan oleh badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan
pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.
7. Prinsip
Pokok
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang
mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang
ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan,
perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1. Adanya
Rencana
2. Adanya
instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya
adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi
keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena
usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.
Pengawasan dan pengendalian (controlling)
sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa
semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka
pendek maupun jangka panjang. Hal ini membantu menyakinkan bahwa tujuan
dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling
berperan juga dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang
esensial.
Proses pengendalian mulai dengan perencanaan
dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan
standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:
¨
Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah
kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.
¨
Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam
tugas penampilan.
8. Pengukuran
Penampilan Aktual
Pengukuran harus cukup akurat untuk menyorot
penyimpangan atau variasi. Tanpa pengukuran, pengendalian yang efektif tidaklah
mungkin ada. Pengukuran dilakukan dengan membandingkan hasil dengan tujuan dan standar.
Perbandingan dari tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan membangun
kebutuhan untuk bertindak.
Cara untuk membuat perbandingan meliputi:
¨
Historis/relatif/rancang-bangun
¨
Benchmarking
9. Pengendalian
Efektif
Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah
berorientasi pada strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian
diri (self-control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif,
setara dan objektif, fleksibel.
Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary,
kadang-kadang disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu
perkerjaan dimulai.
Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat
telah disusun dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.
Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent
berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut
kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang
berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.
Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action;
kadang-kadang disebut kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah
suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan
dari input dan aktivitas.
Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan
pengendalian. Mereka dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian
diri (internal) atas tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat
mengambil tindakan langsung (external) untuk mengendalikan tingkah laku orang
lain.
Pengendalian internal memberikan individu yang
termotivasi untuk melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan.
Potensi untuk pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki
tujuan tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang tepat.
Pengendalian eksternal terjadi melalui
supervisi personal dan penggunaan sistem administrasi formal antara lain sistem
penilaian penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin
kepegawaian, dan management-by-objectives (manajemen berdasar tujuan).
Kompensasi dan keuntungan dari sistem
pengawasan dan pengendalian yang baik adalah:
¨ Akan menarik orang berbakat dan
mempertahankannya di dalam organisasi.
¨ Memotivasi orang untuk
menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.
¨ Menyadarkan nilai dari kontribusi
penampilannya.
Daftar Pustaka
A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen
Kesehatan. Jakarta: EGC.
Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi
Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.
Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia:
WB. Saunders Company.
Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker.
1985. Effective Management in Nursing. California: Addison-Wesley
Publishing Company.
H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan
tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan
PegawaiDepkes RI.
T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi
kedua. Yogyakarta: BPFE.
0 komentar:
Posting Komentar